Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Jan D. Heiringhoff

SeaDent Mallorca

Avenida de Jaime III, № 3, 07012 Palma de Mallorca, Illes Balears, España

Tel.: +34 603 31 96 48

E-Mail: info@seadent.es

2. Erhobene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Fällen:

• Nutzungsdaten beim Besuch der Website (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, besuchte Seiten, Datum und Dauer) – Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Ihre Einwilligung bei Analyse-Diensten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Kontaktdaten bei Anfragen über Formular, E-Mail oder Telefon (Name, E-Mail, Telefonnummer, Nachricht) – Rechtsgrundlage: Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Termin- und Behandlungsdaten zur Terminvereinbarung und Behandlung – Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Gesundheitsversorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

3. Server-Logfiles und Hosting

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und der Stabilität der Website und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

4. Cookies und Einwilligung

Unsere Website verwendet Cookies. Notwendige Cookies sind für den Betrieb erforderlich. Analyse- und Marketing-Cookies werden erst gesetzt, nachdem Sie über unser Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben (Consent Mode). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder anpassen.

5. Google-Dienste

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Dienste der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei können Daten an Server in den USA übermittelt werden; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

• Google Analytics / Google Tag Manager – Reichweiten- und Nutzungsanalyse (mit IP-Anonymisierung).
• Google Maps – Anzeige unseres Standorts.
• Google reCAPTCHA – Schutz unserer Formulare vor Missbrauch.
• Google Fonts – Darstellung von Schriftarten.

6. Kontaktformular und Terminbuchung

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder die Online-Terminbuchung kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Terminorganisation. Die Daten werden vertraulich behandelt und nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben, soweit dies nicht zur Leistungserbringung erforderlich ist.

7. Digitale Rezeption (SmartAI)

Auf unserer Website bieten wir eine digitale Rezeption an („SmartAI"). Sie beantwortet Fragen zur Praxis und nimmt Anliegen entgegen. Die Nutzung ist freiwillig — Telefon, WhatsApp, E-Mail und das Kontaktformular stehen unverändert zur Verfügung.

Strukturierte Anliegen (Terminbuchung, Rückruf, Rezept- und Dokumentwünsche, Terminverwaltung) verarbeiten wir ausschließlich auf unseren eigenen Systemen. Die dabei angegebenen Kontaktdaten — Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse — werden zu keinem Zeitpunkt an einen KI-Dienstleister übermittelt.

Nur frei formulierte Fragen werden zur Beantwortung an einen KI-Dienstleister übermittelt. Vor der Übermittlung entfernt unser System automatisch erkennbare personenbezogene Angaben aus dem Text (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, DNI/NIE, Geburtsdaten, Internetadressen). Bitte geben Sie dennoch keine Gesundheitsdaten oder persönlichen Angaben in das Freitextfeld ein; für alles Persönliche nutzen Sie bitte Telefon oder das Kontaktformular.

Dienstleister ist derzeit Fireworks AI, Inc., 541 Jefferson Ave, Redwood City, CA 94063, USA. Damit findet eine Übermittlung in ein Drittland statt. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst Prüfung der Rechtslage im Empfängerland; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Auskunft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die übermittelten Texte werden vom Dienstleister nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Der Gesprächsverlauf wird nicht auf unseren Servern gespeichert; er besteht nur im Speicher Ihres Browsers und ist mit dem Schließen des Fensters beendet. Konnte eine Frage nicht beantwortet werden und Sie entscheiden sich, sie an das Praxisteam weiterzuleiten, speichern wir ausschließlich die bereinigte Fassung Ihrer Frage in unserem Posteingang, um sie beantworten zu können.

Möchten Sie einen bestehenden Termin online verschieben oder absagen, senden wir Ihnen auf Wunsch einen Bestätigungscode an Ihre E-Mail-Adresse. Adresse und Code werden dafür nur flüchtig im Arbeitsspeicher unseres Servers gehalten und spätestens nach zehn Minuten ungültig. Diesen Nachweis benötigen wir, weil Termindaten Gesundheitsdaten sind und wir sie nicht auf bloße Nennung einer E-Mail-Adresse hin offenlegen dürfen.

Sie kommunizieren mit einem digitalen Assistenten, nicht mit einem Menschen. Er erteilt keine medizinische Beratung und stellt keine Diagnosen. In einem Notfall rufen Sie uns bitte direkt an.

8. Gesundheitsdaten

Im Rahmen zahnärztlicher Behandlungen verarbeiten wir besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) gemäß Art. 9 DSGVO. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Gesundheitsversorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO) durch ärztliches bzw. zahnärztliches Personal, das der beruflichen Schweigepflicht unterliegt, oder auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

9. Datenweitergabe und Drittlandübermittlung

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn:

• dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist (z. B. an Dentallabore),
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
• Bei der Nutzung von Google-Diensten können Daten in die USA übermittelt werden (siehe Abschnitt 5).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere für medizinische Dokumentation) dies vorschreiben. Analyse-Daten werden anschließend gelöscht oder anonymisiert.

11. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig in Spanien ist die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid – www.aepd.es. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen, unter anderem eine SSL-/TLS-Verschlüsselung der Website.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, etwa bei rechtlichen oder technischen Änderungen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website verfügbar.

15. Kontakt zum Datenschutz

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter: SeaDent Mallorca · Jan D. Heiringhoff · Avenida de Jaime III, № 3, 07012 Palma de Mallorca, Illes Balears, España · +34 603 31 96 48 · info@seadent.es.